Minggu, 26 Juni 2011

MENULIS JENIS - JENIS SURAT DINAS

NITA HERMAWATI
KELAS 2 A
2108090328
MK : PEMBELAJARAN MENULIS





MENULIS JENIS - JENIS SURAT DINAS


PENGERTIAN SURAT DINAS
               
Surat dinas digunakan untuk keperluan dinas, instansi-instansi. Bahasa surat dinas harus menggunakan bahasa yang baku, formal, jelas, muudah dipahami dan menggunakan EYD sebagai panduan penulisannya. Surat dinas menyangkut kedinasan
Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.
Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas.. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.

CIRI – CIRI SURAT DINAS
a.        Menggunakan instrument yang sesuai termasuk ukuran kertas, jenis & warna, tinta, serta bentuk tulisan.
b.       Memakai bentuk surat yang standar.
c.        Menggunakan bahasa Indonesia yang baku dengan penyampaian singkat, lugas, jelas dan santun, serta menyajikan fakta yyang benar jika diperlukan.
d.       Menghindari kata-kata


FUNGSI SURAT DINAS
a.        Dokumen tertulis dan bukti hitam diatas putih.
b.        Alat pengingat, karena surat itu dapat diarsipkan sehingga mudah dicari apabila di perlukan.
c.         Bukti sejarah, seprti pada surat-surat tentangperubahan perkembangan suatu instansi.
d.        Pedoman kerja, seperti surat keputusan





Cara Penulisan Sistematika Surat Dinas
1. Kepala Surat
Disebut kepala surat karena
letaknya berada di bagian paling atas dari sistematika surat dinas. Biasanya memuat nama instansi/organisasi, alamat, nomor telepon, faks, kode pos dan logo (jika ada) yang ditulis di tengah-tengah bagian kertas.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat tidak didahului dengan nama kota karena informasi tentang nama kota sudah tercantum di dalam kepala surat. Tanggal surat harus ditulis dengan lengkap mencakup tanggal, bulan, dan tahun.
3. Nomor Surat
Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor tersebut. Umumnya memuat nomor surat keluar, singkatan nama instansi/organisasi, bulan, dan tahun.
4. Lampiran
Penulisan kata lampiran harus ditulis dengan lengkap. Namun, jika sebuah surat tidak memiliki lampiran maka kata lampiran tidak perlu ditulis.
5. Hal
Hal berisi topik sebuah surat, seperti undangan, permohonan, dan edaran. Penulisan hal tidak disingkat karena bukan singkatan.
6. Alamat yang dituju
Alamat surat memakai singkatan Yth. tidak perlu lagi memakai kata Kepada karena merupakan sapaan tertulis terhadap orang yang dituju. Selain itu, setiap bagian alamat surat tidak diakhiri dengan tanda baca apapun.
7. Alinea pembuka
Alinea pembuka biasanya didahului dengan salam pembuka, seperti dengan hormat atau assalamu ‘alaikum wr. wb. Alinea pembuka diakhiri dengan tanda koma. Untuk alinea pembuka, disesuaikan dengan isi atau hal surat.
8. Alinea isi
Alinea isi berisi inti surat yang disampaikan. Isi surat dinas harus jelas, efektif, bahasanya lugas, dan tidak bertele-tele.
9. Alinea penutup
Alinea penutup merupakan simpulan isi surat, biasanya berupa harapan, penegasan, atau ucapan terima kasih. Penutup surat sebaiknya langsung menyapa si penerima surat dengan ucapan Saudara, Bapak, atau Anda. Setelah alinea penutup, diakhiri dengan salam penutup yang disesuaikan dengan salam pembuka.
10. Identitas penulis surat
Identitas penulis harus dicantumkan sebagai pertanggungjawaban penulis/pengirim surat. Umumnya memuat nama instansi, nama pejabat, nama jabatan, dan Nomor Induk Pegawai (NIP).

SYARAT SEBUAH SURAT DINAS

Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya, isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele, bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima, harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.
Jenis surat dinas seperti surat undangan rapat, surat edaran, surat permohonan, surat penolakan, surat tugas, surat perintah, surat pemberitahuan, dan surat panggilan.

JENIS-JENIS SURAT DINAS
1. Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut.
a) Identitas pemohon.
b) Isi permohonan.
c) Tujuan dan alasan memohon.
d) Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
e) Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

2. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.
a) Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
b) Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
c) Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.


3. Surat Keterangan          Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan:
a) data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;
b) data pribadi pihak vang diterangkan;
c) isi keterangan;
d) keterangan tanggal berlakunya surat; dan
e) pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.


4. Memo dan Nota Dinas
Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang

berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.



CONTOH  SURAT  DINAS


Contoh surat permohonan :
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
Jalan Jenderal Sudirman Senayan Jakarta rozTo
No. Telepon (021) 5711144 (hunting)



13 April 2007
Nomor : 015315/A1/LL/Vl/2007
Lrnrpiran : 1 lembar berisi susunan acara
Hal : Pagelaran Gamelan Bali dalam Rangka Hardiknas 2007
Kepada
Yth. Kepala SD, SMP, SMA, SMKpar Santa Laurensia
di Serpong, Banten

Dengan hormat,
Kami sampaikan bahwa dalam rangka Peringatan Hari Pendidikan Nasional pada 2 Mei 2007 akan diadakan acara penyerahan Arsip Depdiknas kepada Kantor Arsip Nasional bertempat di Kantor Pusat Departemen Pendidikan Nasional Jalan Jenderal Sudirman Jakarta, dilanjutkan dengan acar pagelaran kesenian.
Berkenaan dengan acara tersebut, kami mengharapkan peran serta pada acara kesenian dimaksud dengan menampilkan gamelan Bali.
Geladi belsih akan diadakan pada Senin, 30 Mei 2007, pukul 08.30 WIB.
Demiikianlah kami sampaikan. Atas partisipasi Bapak/lbu. Kami mengucapkan terima kasih


Ketua Seksi Upacara Bendera,
Protokol dan Ziarah
Hardiknas 2007
I Dewa Gde oka
I Dewa Gde Oka Wiwaha, SH


Contoh surat keterangan:

PT Sinar Gemilang Kinerja
Jln. Kepatihan VII NO. aB
Yogyakarta

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN BEKERJA
No. 105/KODE. B/IVIII/2007


6 Agustus 2007
Yang berlanda tangan di bawah ini:
Nama : Ir. Cosmas Supriyatna
Jabatan : Direktur PT Sinar Gemilang Kinerja
alamat : Jl. Kepatihan VII NO.28
Yogyakarta


Menerangkan dengan sesungguhnva bahwa:
nama : Andika Putra Surnantri
alamat : Jl. Pakubuwono VII Sleman Yogyakarta 12120

benar telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin sejak tanggal 17 juli 2001sampai dengan 17 Juni 1997 dengan jabatan terakhir Asisten Manajer Marketing.
Selama menjadi karyawan pada perusahaan kami, Saudara Andika Putra Sumantri telah rmenunjukkan dedikasi yang tinggi terhadap perusahaan. Ia mengundurkan diri atas kemauannya sendiri.
Demikian surat keterangan ini kami buat agar pihak yang berkepentingan memakluminya.

Direktur
Cosmas
Ir. Cosmas Supriytna

Contoh Memo:


PT JASA MANDIRI
Kcpada : Kabag Pemasaran
Dari : Direktur Pemasaran
Hal : Promosi

sesuai dengan undangan seminar dari panitia pameran buku IKAPI, kami minta agar Saudara mempersiapkan rnakalah dan brosur yang akan dibagikan.
Terirna kasih
Jakarta. 3 Februari 2005

Joko Sumbogo















DAFTAR WEBSITE



Tidak ada komentar:

Poskan Komentar